Политика обработки персональных данных
Версия 2026-10-07.2
Редакция от 05.10.2026.
1. Общие положения
1.1. Политика описывает, как сервис «Справкомат» (spravkomat.ru) обрабатывает персональные данные. Она принята во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
1.2. Оператор — Пронин Александр Сергеевич, самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход), ИНН 732896696789. Адрес для писем: 410082, г. Саратов, ул. им. Гришаева В.И., д. 4, кв. 219. Почта для обращений: info@spravkomat.ru, телефон: [телефон].
1.3. Данные клиентов организаций — заявителей, учеников, пациентов, занимающихся — Оператор обрабатывает по поручению организации, в которую подана заявка (часть 3 статьи 6 152-ФЗ). Их оператор — эта организация: условия обработки — в поручении (spravkomat.ru/legal/dpa), вопросы о таких данных направляются в организацию. Эта политика касается их только в части мер защиты.
2. Чьи данные и зачем
2.1. Сотрудники организаций — пользователи кабинета: адрес почты, ФИО, должность, роль и филиал, пароль (хранится только в виде хеша), даты входов, IP-адрес и сведения о браузере при принятии документов, записи журнала действий. Цели — регистрация и вход, работа в кабинете, исполнение договора с организацией, письма о работе сервиса и оплате, защита от взлома. Основание — законный интерес Оператора и организации в исполнении договора: сотрудник получает доступ к кабинету своей организации (пункт 7 части 1 статьи 6 152-ФЗ).
2.2. Индивидуальные предприниматели — заказчики: ФИО, ИНН и ОГРНИП, которые сервис получает из ЕГРИП по введённому ИНН. Цель — заполнить и сверить реквизиты. Основание — договор.
2.3. Люди, которые пишут на почту сервиса или запрашивают счёт: имя, почта, телефон, содержание обращения. Цель — ответ и выставление счёта. Основание — заключение договора по инициативе субъекта и ответ на его обращение (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ).
2.4. Посетители сайта: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, запрошенные страницы и действия на них — в журналах сервера, а на странице о сервисе (spravkomat.ru) ещё и в Яндекс Метрике. Файлы cookie — технические (вход, тема оформления, защита форм) и аналитические Яндекс Метрики; рекламных cookie нет, запись действий посетителя (вебвизор) выключена. Цели — работа и защита сайта, статистика посещаемости. Основание — законный интерес Оператора (пункт 7 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Статистику можно отключить кнопкой «Отключить» в уведомлении на сайте или запретом cookie в браузере.
2.5. Оплаты: сумма, дата, номер счёта, способ оплаты. Данные карты получает только Robokassa, Оператор их не видит. Основания — договор и налоговое законодательство (пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ).
2.6. Посетители, которые пишут ассистенту на сайте: текст сообщений. Цель — ответить на вопросы о сервисе. Основание — ответ на обращение по инициативе субъекта (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Личные данные ассистенту писать не нужно. Сервис разговоры не хранит: история остаётся в браузере посетителя 7 дней, её можно стереть кнопкой «Новый разговор».
3. Действия с данными
Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение — с использованием средств автоматизации. Решений, которые порождают юридические последствия, только на основании автоматизированной обработки Оператор не принимает.
4. Кому передаются данные
4.1. Данные хранятся на серверах в России: база данных — у ООО «АЙТИ БАЗИС» (Hostkey), ЦОД в Москве: [адрес ЦОДа Hostkey]; почтовый сервер и резервные копии — у ООО «ТаймВэб» (Timeweb), ЦОД в Москве: [адрес ЦОДа Timeweb]. Документы заявителей шифруются ключом каждой организации, резервные копии — отдельным ключом, который хранится вне серверов.
4.2. Письма уходят с собственного почтового сервера сервиса. Для доставки адрес и текст письма получает почтовый сервер получателя.
4.3. Платежи проводит Robokassa — самостоятельный оператор: данные карты и платежа она получает сама. Реквизиты по ИНН проверяются через сервис DaData (ООО «Дадата»). Формы регистрации и сброса пароля защищает Yandex SmartCaptcha (ООО «Яндекс.Облако»): по поручению Оператора она получает IP-адрес и сведения о браузере, чтобы отличить человека от программы; обучение моделей на этих данных запрещено настройкой сервиса. Ответы ассистента на сайте готовит языковая модель GPT компании OpenAI (США), запросы к ней идут через сервис routerai.ru: модель получает текст разговора только для ответа. Перед отправкой сервис заменяет в сообщениях адреса почты, телефоны и длинные номера пометками. Статистику посещений страницы о сервисе собирает Яндекс Метрика (ООО «Яндекс») по поручению Оператора.
4.4. За пределы России передаётся только текст сообщений ассистенту на сайте (пункт 4.3) — в США, для ответа на вопрос. Данные сотрудников, организаций и заявителей за рубеж не передаются.Служебные уведомления владельцу сервиса через Telegram не содержат персональных данных.
4.5. Государственным органам — только в случаях, предусмотренных законом.
5. Сроки хранения
5.1. Данные сотрудника — пока действует договор с его организацией; после прекращения договора — 30 дней, затем они удаляются. Сведения об оплатах хранятся 5 лет по требованиям налогового законодательства.
5.2. Журналы сервера — до 30 дней.
5.3. Данные заявителей — срок, который установила организация в разделе «Защита данных» (по умолчанию 5 лет после отчётного года справки). Затем заявка обезличивается автоматически.
5.4. Когда цель обработки достигнута или субъект потребовал прекратить обработку, данные удаляются в течение 30 дней, если закон не требует хранить их дольше.
6. Защита данных
Данные хранятся только в России. Документы заявителей (ИНН, серия, номер и дата выдачи документа) и файлы справок шифруются отдельным ключом каждой организации. Сотрудник видит только данные своей организации, а если привязан к филиалу — только своего филиала. Действия с документами заявителей пишутся в журнал, который нельзя изменить. Соединение с сайтом — только по HTTPS, пароли хранятся в виде хеша. Владелец сервиса входит в кабинет организации только по доступу, который на 24 часа открывает её администратор, и каждый такой вход виден в журнале.
7. Права субъекта
7.1. Каждый, чьи данные обрабатываются, вправе узнать, какие данные о нём есть и как они обрабатываются, потребовать уточнить, заблокировать или удалить их, прекратить обработку, обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в суде. Запрос — на info@spravkomat.ru или письмом на адрес Оператора. Ответ — в течение 10 рабочих дней; срок может быть продлён на 5 рабочих дней с объяснением причины. Неполные или неточные данные уточняются в течение 7 рабочих дней (часть 3 статьи 20 152-ФЗ). Обработка по требованию субъекта прекращается в течение 10 рабочих дней; срок может быть продлён на 5 рабочих дней с объяснением причины (часть 5.1 статьи 21 152-ФЗ).
7.2. Запрос о данных заявителя Оператор в течение 3 рабочих дней передаёт организации, которая является их оператором, и сообщает об этом автору запроса.
7.3. Сотрудник, потребовавший прекратить обработку его данных, теряет доступ к кабинету: без них вход невозможен.
8. Изменение политики
Новая редакция публикуется на этой странице с датой. Администраторы кабинетов видят уведомление о ней при входе.