Как организации выдавать справки для налогового вычета
Справку для вычета выдают по заявлению того, кто платил, за запрошенный год, в двух экземплярах и с подписью сотрудника на каждой странице. Номер уникален в пределах года, ошибку исправляют корректирующей справкой с тем же номером. Срок выдачи бумажной справки в порядке заполнения не указан.
Главное
- Основание
- заявление физического лица за запрошенный год
- Кто выдаёт
- организация или ИП, оказавшие услугу; условия зависят от вида услуг
- Экземпляров
- два: заявителю и в организацию
- Номер справки
- уникален в пределах года
- Подпись
- сотрудник, заполнивший справку, на каждой странице, с датой
- Срок выдачи
- в порядке заполнения не указан
- 30 календарных дней
- только для электронной передачи сведений в ФНС по заявлению
Кто и на каком основании выдаёт справки
С расходов 2024 года социальные вычеты за обучение, лечение и спорт подтверждают справкой по форме ФНС. Справку выдаёт организация или индивидуальный предприниматель, которые оказали услугу и получили за неё оплату. Условия зависят от вида услуг:
- обучение — организация или ИП с лицензией на образовательную деятельность; ИП, который ведёт обучение лично, может обойтись без лицензии (подпункт 2 пункта 1 статьи 219 Налогового кодекса). Подробности — на странице справки об оплате образовательных услуг;
- лечение — медицинская организация или ИП с лицензией. Про коды услуг — на странице справки об оплате медицинских услуг;
- спорт — организация или ИП, у которых деятельность в области физической культуры и спорта — основной вид деятельности и которые включены в перечень Минспорта на год оплаты. Перечень ежегодно формирует Минспорт России, его можно проверить по ИНН. Подробности — на странице справки об оплате физкультурно-оздоровительных услуг.
Справка выдаётся на основании заявления физического лица, оплатившего услугу, или его супруга (супруги). Без заявления выдавать её «на всякий случай» не нужно: год и круг лиц определяет заявитель.
Выдача справки по шагам
- 1
Заявление
Справку готовят по заявлению человека, который платил, или его супруга (супруги) — за тот год, который указал заявитель.
- 2
Данные
Плательщик, его ИНН или документ, за кого платил, год и сумма оплат за этот год.
- 3
Номер
Номер справки уникален в году. У первичной справки номер корректировки — 0--.
- 4
Подпись
Каждую страницу подписывает сотрудник, заполнивший справку, и ставит дату.
- 5
Два экземпляра
Один отдают заявителю, второй остаётся в организации.
- 6
Если ошиблись
Выпускают корректирующую справку с тем же номером: 1--, 2-- и так далее; отменить — 999.
Заявление на справку
Заявление пишет тот, кто платил (родитель, опекун, сам обучающийся или пациент), или его супруг (супруга). В нём указывают, за какой год нужна справка и за кого человек платил. Приложения к приказам ФНС формы заявления не содержат, поэтому организация принимает его в том виде, который ей удобен: бумажным, по почте или через форму на сайте.
Удобнее один раз подготовить образец и выдавать его клиентам. Готовый образец заявления подходит для всех трёх справок. Порядок заполнения говорит о заявлении за запрашиваемый год. Надёжнее принять отдельное заявление на каждый год; справку в любом случае выпускают на каждый год и на каждого человека, за которого платили, отдельно.
Какие данные нужны для справки
Чтобы заполнить справку, организации нужно собрать у клиента и из своего учёта:
- ФИО и дату рождения налогоплательщика, то есть того, кто платил;
- его ИНН; если ИНН нет, указывают вид, серию и номер документа;
- если платили не за себя, то же самое по обучающемуся, пациенту или занимающемуся;
- год, за который нужна справка;
- сумму оплат за этот год из вашего учёта, нарастающим итогом.
Есть данные, которые зависят от вида справки. В справке об оплате обучения ставят признак очной формы обучения. В медицинской справке две суммы: по коду 1 — лечение, кроме дорогостоящего, и по коду 2 — дорогостоящее лечение по перечню Правительства; как их различать, описано в разделе про код услуги.
Сумму берут из своих документов, а не со слов клиента. Для справки считаются все оплаты за год, а не только последний платёж.
Нумерация справок в году
Номер справки должен быть уникальным в пределах года. Практичнее всего вести сквозную нумерацию и начинать её заново каждый год: первая справка года получает номер 1, дальше номера идут по порядку. Если вы выдаёте справки нескольких видов, заведите один общий ряд, чтобы не искать повторы.
Номер присваивается один раз. Если в справке нашли ошибку, её не перенумеровывают: выпускают корректирующую справку с тем же номером и следующим номером корректировки. У первичной справки он 0--, у исправленной 1--, 2-- и далее. Как это выглядит на примерах, показано на странице про корректировку справки.
Подпись и экземпляры
Справку составляют в двух экземплярах: один выдают заявителю, второй остаётся в организации. Заполнять можно вручную или на принтере, синим или чёрным цветом. Исправления и двусторонняя печать не допускаются, менять макет формы нельзя.
Каждую страницу подписывает сотрудник, заполнивший справку, и ставит дату. Печать в порядке заполнения не упоминается. Двумерный штрихкод и «Зона QR-кода» заполняются по желанию.
Бланк можно распечатать с сайта ФНС или с нашей страницы с образцом нужной справки. Заполнять его можно в любой программе, которая не меняет вид формы.
Хранение второго экземпляра и журнал выдачи
Второй экземпляр остаётся в организации. Храните его вместе с остальными документами по услуге клиента: он нужен, если человек придёт за дубликатом, если в справке найдут ошибку или если налоговая инспекция запросит подтверждение. Срок хранения определите по правилам учёта вашей организации.
Среди приложений к приказам ФНС формы журнала выдачи справок нет. Если вы хотите вести журнал, это внутренний документ, и его форму вы выбираете сами. Практично завести таблицу с колонками:
- номер справки и номер корректировки;
- дата выдачи;
- ФИО налогоплательщика и, при необходимости, обучающегося или пациента;
- отчётный год и сумма;
- отметка о получении: подпись клиента или дата отправки.
По такой таблице в сезон справок легко ответить, кому и какая справка уже выдана, и не потерять корректировки.
Срок выдачи справки
Срок, в который организация обязана выдать бумажную справку, в порядке заполнения не указан. Его нет в приложениях 2 к приказам ФНС. Поэтому утверждение «справку нужно выдать за 30 дней» для бумажной справки порядком не подтверждается.
Тридцать календарных дней упоминаются только в другом случае: когда организация по заявлению человека передаёт сведения об оплате в налоговую вместо справки (описано ниже). Срок для бумажной справки удобно закрепить внутри организации: например, назначить срок в правилах приёма заявлений и сообщать его клиенту при подаче. Клиент в этом случае понимает, когда ждать справку, а вам проще планировать нагрузку.
Сезонная нагрузка и как её снять
Основной поток заявлений приходит в январе–мае, когда люди собирают документы для декларации. Справки нужны сразу многим, а заполняют их те же сотрудники, которые ведут учёт. Способы снять нагрузку:
- Вручную по бланку. Подходит при десятках справок в год. Каждая справка требует внимательной проверки ИНН, суммы и признаков, а исправления на бланке не допускаются, поэтому ошибка означает перепечатку.
- Бухгалтерская программа. В 1С и аналогичных программах бывают печатные формы справок для конфигураций с образованием и медициной. Проверьте, поддерживает ли ваша версия нужную форму КНД.
- Программа ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Её можно использовать как источник форм ФНС, если нужная форма там поддерживается.
- Сервис, где данные вводит сам клиент. Справкомат так и работает: клиент заполняет форму по ссылке, организация проверяет сумму, а сервис выпускает справку по форме ФНС и отправляет её заявителю на почту.
Чем бы вы ни пользовались, заранее подготовьте образец заявления, список лиц, которые подписывают справки, и правило нумерации. В сезон это сэкономит больше всего времени.
Передача сведений в ФНС вместо справки
Если организация передаёт сведения об оплате в налоговую сама, справка человеку для вычета не нужна. Тогда вычет оформляется в упрощённом порядке: в личном кабинете налогоплательщика появляется предзаполненное заявление. Упрощённый порядок действует для обучения, лечения и спорта с 1 января 2024 года.
Условия передачи такие:
- организация передаёт сведения добровольно: обязанности делать это для всех нет;
- передача идёт по заявлению гражданина;
- организация передаёт сведения при наличии технической возможности: по телекоммуникационным каналам связи, с усиленной квалифицированной электронной подписью;
- сведения передают в течение 30 календарных дней после заявления.
Тридцать дней относятся только к такой электронной передаче, а не к выдаче бумажной справки. Если у вашей организации нет технической возможности, выдавайте справку на бланке. Справкомат сведения в ФНС не передаёт, он готовит справку по форме.
Это справочный материал, не налоговая консультация. Актуальные требования смотрите на сайте ФНС.
справкомат
Как выпускать такие справки без ручного заполнения
- 1
Форма для клиентов
Ссылка или форма на вашем сайте: клиент сам вводит данные, ИНН и даты проверяются до отправки.
- 2
Сумма
Сотрудник вписывает сумму за год и нажимает «Выпустить».
- 3
Справка на почту
Справка на бланке ФНС с номером, подписью и печатью организации уходит клиенту.
190 ₽ за справку пакетом от 5 штук или 12 000 ₽ за год без ограничения числа справок. Первые 2 справки — бесплатно.
Вопросы и ответы
Что делать с заявлением, если организация не вправе выдавать такую справку?
Справку выдавать нельзя: например, у организации нет нужной лицензии или её нет в перечне Минспорта на год оплаты. Клиенту стоит ответить письменно и назвать причину.
Нужно ли заверять справку печатью?
В порядке заполнения печать не упоминается: справку подписывает сотрудник, заполнивший её, и ставит дату на каждой странице.
Можно ли выдать справку в электронном виде?
Порядок заполнения говорит о двух бумажных экземплярах. Принимает ли налоговая электронную копию как оригинал, мы не утверждаем. Для упрощённого порядка есть отдельный путь: электронная передача сведений в ФНС.
Как быть, если человек просит справку за несколько лет сразу?
Справка составляется на каждый год отдельно, с собственным номером в пределах своего года. Порядок заполнения говорит о заявлении за запрашиваемый год, поэтому надёжнее принимать отдельное заявление на каждый год.
Нужно ли вести журнал выдачи справок?
Форма журнала в приложениях к приказам ФНС не приведена. Это внутренний документ организации, он удобен для учёта номеров, дат и корректировок.
Что делать организации, если сведения в ФНС передавать нечем?
Выдавайте справку на бланке: передача сведений идёт только при наличии технической возможности и по заявлению человека. Обязанности передавать их всем у организации нет.
Источники
- ФНС: приказ от 18.10.2023 № ЕД-7-11/755@ — форма, порядок заполнения, порядок передачи сведений
- ФНС: приказ от 08.11.2023 № ЕА-7-11/824@ — справка об оплате медицинских услуг
- ФНС: упрощённый порядок получения вычетов
- ФНС: сведения об оплате услуг передаются по заявлению и при наличии технической возможности
- Налоговый кодекс РФ, статья 219